El cierre de un proyecto implica la disponibilidad de equipo base de expertos durante un tiempo determinado. Esta gestión debe planearse adecuadamente e iniciarse antes del mismo cierre.
2. OBJETIVO
Asegurar la gestión de cierre de un proyecto en la forma más adecuada posible y previéndola desde la planeación del proyecto.
Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite,, señalando el texto y copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. GESTIÓN DE CIERRE DE UN PROYECTO
El cierre de un proyecto se debe incluirse dentro de la Planeación y controlarse mediante el Cronograma detallado del mismo, para lo cual es clave considerar los recursos y el esfuerzo para la consolidación y realización de la siguiente documentación:
- Project Charter o Acta de Constitución del proyecto.
- Informe relacionando el cumplimiento de los objetivos del proyecto, las variaciones presentadas en el tiempo y las situaciones finales con la terminación y entrega del proyecto.
- Recopilación de todos los planes de gestión finales y definitivos del proyecto, última versión.
- Organigrama e histograma del proyecto, relacionando los roles y responsabilidades de cada profesional involucrado y sus competencias mínimas y las desarrolladas (incluye una trazabilidad de lo realizado en la planeación y lo que realmente se requirió para la ejecución del proyecto).
- Consolidación de toda la información de la ingeniería final del proyecto, en su última versión y que incluya los cambios finales y ajustes realizados durante la construcción y el montaje del proyecto. (Ej.: planos finales As-Built).
- Relación con trazabilidad de todas las compras y contrataciones efectuadas.
- Detalle o bitácora de toda la ejecución del proyecto (Construcción, llegada de equipos, montaje, interconexiones, pruebas, puesta en marcha, estabilización).
- Relación de todas las Actas del proyecto, incluyendo las de entrega al usuario final, sponsor o cliente.
- Consolidación de toda la gestión de las Órdenes de Cambio del proyecto.
- Cronograma definitivo y final del proyecto, incluyendo la trazabilidad del mismo durante el proyecto.
- Presupuesto definitivo y final del proyecto, incluyendo la trazabilidad desde la planeación del mismo, la relación de todos los ingresos y egresos efectuados en el tiempo, detallando los proveedores (quiénes), conceptos, formas de pago, bienes o servicios, valor antes de impuestos, manejo de impuestos, retenciones y deducciones, descuentos, devoluciones y todas las situaciones de manejo de flujo de caja durante el proyecto.
- Detalle del uso y manejo de los rubros de contingencia para el proyecto y de la escalación.
- Detalle de los beneficios tributarios obtenidos durante la ejecución del proyecto y posterior a esta (para la operación del mismo). Recomendaciones para el mantenimiento de estos beneficios.
- Relación de todos los predios, inmuebles y servidumbres adquiridas, relacionando los títulos obtenidos, los contratos efectuados, los pagos realizados y los pasivos pendientes por pagar.
- Detalle de la evaluación y viabilidad financiera en cada etapa del proyecto y su trazabilidad con análisis de cada variación (explicando las variables que cambiaron con el tiempo, de los Ingresos, del CAPEX y del OPEX).
- Recopilación de todos los contratos efectuados y sus respectivos soportes (incluyendo soportes de pagos de nómina, seguridad social, parafiscales, seguros y otros, de todas las personas que trabajaron directa e indirectamente en el proyecto).
- Consolidación organizada y codificada por sistema, subsistema y equipos de todos los planos finales, manuales de operación, manuales de mantenimiento, relación de repuestos críticos y mínimos de stock y demás relacionados con cada equipo, que permita durante la operación la atención de mantenimiento preventivo y no preventivo a que haya lugar).
- Relación de todos los repuestos y materiales que deben tenerse en stock, como repuestos críticos y stock mínimo, para asegurar la operación continua y el mantenimiento programado e correctivo que haya lugar.
- Relación de equipos, elementos y materiales comprados y no utilizados para el proyecto, indicando la causa de la no utilización y las acciones que se tomarán para la disposición y recuperación económica al máximo de estos.
- Informe relacionando todo el material sobrante (escombros, sobrantes, elementos para reciclaje, elementos para recuperación) y el manejo que se le aprobó a cada uno de los ítems especificados.
- Relación de todos los riesgos identificados y la gestión efectuada en cada uno.
- Informe y detalle de toda la gestión HSE efectuada durante todo el proyecto.
- Informe detallado de toda la gestión ambiental efectuada para el proyecto, el cumplimiento de la normatividad, las modificaciones realizadas, las remediaciones ambientales efectuadas y los pendientes por cerrar.
- Informe de toda la gestión legal y acciones jurídicas efectuadas, relacionando los involucrados, los resultados legales y los pendientes legales a la fecha, con las respectivas recomendaciones para los cierres de estos.
- Detalle de la calidad final del proyecto, relacionando la gestión de calidad en las gestiones, los procesos, los sistemas, subsistemas, equipos, elementos y materiales, el control de calidad durante la construcción y los resultados finales de la gestión de calidad.
- Listado de todas las Acciones de Mejora y las No Conformidades relacionando a detalle las acciones para cerrarlas, los responsables, la duración y el costo incurrido, como también el estado actual de estas (cerradas o abiertas). En el caso de tener acciones de mejora o no conformidades abiertas, relacionar la fecha programada de cierre y los pendientes para este.
- Informe de todas las demás gestiones efectuadas en el proyecto, relacionando la trazabilidad, situaciones relevantes (de gestión de stakeholders o involucrados, sociales, de seguridad, ingeniería, compras y contrataciones, construcción, comunicaciones, gestión humana, documentación e información), acciones aplicadas para soluciones prioritarias.
- Detalle de las mejores prácticas seleccionadas e implementadas durante el proyecto, relacionando los beneficios obtenidos y las prácticas que no fueron implementadas y que debieron haberse incluido.
- Relación con todas las lecciones aprendidas de otros proyectos implementadas en el proyecto, relacionando los planes de acción para su implementación y los resultados y optimizaciones que se logro conseguir.
- Relación de todas las lecciones por aprender (derivadas de los éxitos del proyecto y de las situaciones a mejorar identificadas), identificadas al final de cada fase del proyecto.
- Listado con su respectiva trazabilidad en el tiempo de todos los indicadores de gestión aplicados en el proyecto y gráficamente ilustrando la evolución de cada uno y su tendencia.
- Evaluación comparativa tipo ex-post en donde se relacionen los principales números finales del proyecto vs los calculados en la planeación (Ej.: Costo final vs costo planeado, duración final vs planeada, VPN final vs planeado y demás indicadores claves, para tener unas métricas que califiquen y retroalimenten la planeación y sirva para los proyectos futuros).
- Informe gerencial final del proyecto, tipo ejecutivo, incluyendo antecedentes del proyecto, un resumen cronológico con la evolución del proyecto (preferiblemente tipo infografía), los sistemas montados, probados y entregados y las recomendaciones para futuros proyectos.
- Listado codificado de toda la documentación del proyecto relacionada para el Cierre del mismo, especificando a quiénes se entregó y la forma en que se realizó la entrega (# de copias físicas y magnéticas).
4. GESTIÓN DE LOS RIESGOS PARA EL CIERRE DE UN PROYECTO
La gestión de cierre de un proyecto es una etapa que requiere gran nivel de esfuerzo y de detalle para no olvidar alguna información clave para la operación del proyecto.
Es muy importante realizar un check list de todas las acciones y gestiones a efectuar para asegurar el cierre específico de cada proyecto y es clave invitar al experto en gestión de riesgos, para que en un taller con participantes (grupo pequeño pero de gran experiencia en cierre de proyectos), se identifiquen los riesgos más relevantes que pueden materializarse, de manera que mediante la gestión de riesgos se pueda controlar estas posibles materializaciones.
5. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
Ciudad: Bogotá - Colombia.Otros artículos que le pueden interesar:
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